Division administrative

Mission

Ce service a pour mission d’assurer à l’organisme le respect des lois applicables à ses champs d’activité. La responsable de cette division est également désignée comme responsable de l’accès aux documents et à la protection des renseignements personnels.

Principaux mandats

Secrétariat corporatif : assure la préparation matérielle des travaux du conseil d’administration (mandat, composition, calendrier des réunions) et de ses comités ainsi que le suivi des décisions prises, et ce, en conformité avec les dispositions pertinentes de la Loi sur les cités et villes, l’entente intermunicipale et le règlement de régie interne.

Affaires juridiques : offre des conseils juridiques aux membres du conseil d’administration et de la direction pour tous les aspects juridiques civils et administratifs liés à l’organisme.

Gestion documentaire : supervise la gestion des documents administratifs et des archives historiques.

Accès à l’information : est responsable de l’accès en application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Coordonnées de la responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels :

Me Mélanie Dinel, conseillère aux affaires juridiques

150, boulevard Ducharme
Sainte-Thérèse (Québec)  J7E 4R6
Téléphone :       450 435-2421
Télécopieur :     450 435-2818
Courriel : secretariatcorporatif@riptb.qc.ca

Si vous désirez obtenir une copie d’un document détenu par l’organisme (ex. rapport d’événement) ou avoir accès à des renseignements personnels vous concernant, vous pouvez :

• vous présenter à l’un des postes afin de compléter un formulaire papier;
• transmettre votre demande par télécopieur ou par courriel aux coordonnées  indiquées plus haut.

Il est à noter que des délais et des frais sont applicables. De plus, ne sont généralement pas accessibles, les renseignements personnels concernant les tiers ainsi que les renseignements ayant des incidences sur l’administration de la justice et la sécurité publique.

Sous la supervision du directeur des finances, la mission du Service de la trésorerie est de voir à la saine gestion financière de la Régie de police en assurant la responsabilité légale de l’ensemble de ses fonds.

Le responsable de cette section est assisté au quotidien par une employée afin d’assurer la rémunération du personnel, d’assurer les paiements aux fournisseurs, de voir à la tarification et de procéder à la perception des deniers. De plus, cette section joue également un rôle de premier plan dans la préparation et dans l’élaboration des contrôles et des suivis budgétaires des dépenses de fonctionnement et des dépenses en immobilisation.

Relèvent également de cette section, la préparation du rapport financier annuel selon les principes comptables généralement reconnus en comptabilité municipale au Québec ainsi que la préparation des rapports financiers intérimaires destinés aux services, à la direction et au conseil d’administration.

Finalement, il y a la gestion du service de la dette (règlements d’emprunts financés par obligations ou par billets à long terme) et la gestion du régime de retraite des employés de la Régie.

Le Service des technologies de l’information est composé de deux personnes qui voient à tout ce qui touche l’informatique, l’électronique et les communications. En effet, les tâches sous leur responsabilité sont nombreuses et couvrent un large éventail soit :

• Les communications radio
• Les systèmes de surveillance vidéo
• Les systèmes de téléphonie
• Les systèmes d’accès aux bâtiments
• Les unités véhiculaires
• Les postes de travail
• Les applications de carte d’appel
• Les différents serveurs
• Les services de courrier électronique
• Les formations

Le Service des technologies de l’information s’occupe prioritairement du soutien technique aux membres de la Régie. Le déploiement fulgurant de nouveaux outils de travail au cours des dernières années exige un suivi régulier et une grande disponibilité de l’équipe pour répondre aux demandes des utilisateurs. Ceci est sans compter l’entretien et la mise à jour des équipements. Pour demeurer à la fine pointe des technologies, les membres de ce service doivent s’informer des nouveautés et s’assurer de respecter les exigences en matière de sécurité. En somme, la gestion des outils et de leurs composantes est un travail quotidien qui se doit d’être rigoureux.

Le Service des technologies de l’information doit aussi répondre aux besoins particuliers de chacun en ce qui a trait à leur travail. L’équipe se voit donc confier le mandat de développer des outils ou des programmes personnalisés afin de répondre adéquatement aux besoins des demandeurs puisque, bien souvent, le produit requis n’existe pas sur le marché. Une grande compréhension du fonctionnement des programmes ou des appareils est alors indispensable afin de pouvoir développer l’outil nécessaire.

Débuter à la base et ériger tout un système à la fine pointe de la technologie n’est pas une mince tâche. De l’idée première jusqu’à sa réalisation, le processus est bien souvent long et complexe. L’établissement des besoins, la recherche et l’étude des possibilités, le processus d’acquisition, les étapes d’installation et de tests, les formations, les contrats d’entretien et de réparation, les mises à jour, etc., sont autant d’étapes à franchir pour obtenir un système efficace et apprécié.
C’est en fournissant les outils nécessaires au personnel que nous croyons qu’il pourra répondre avec encore plus d’efficacité aux demandes des citoyens et citoyennes. C’est pourquoi le Service des technologies de la Régie est continuellement à la recherche d’outils ou de processus qui peuvent accroître l’efficacité dans le rendement du travail des employés, et ce, dans le seul but que les citoyens et citoyennes reçoivent les meilleurs services auxquels ils ont droit.